Besondere Arten personenbezogener Daten

DokumentAufbewahrungszeitraum
(Jahre)
RechtsgrundlageBemerkung
An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen6--
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage6--
Anwesenheitsliste (z.B. Stempelkarten) soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich10--
Arbeitszeilnachweise, d.h. Verzeichnis der über die werktägliche Arbeitszeit im Sinne des § 3 S.1 ArbZG hinausgehenden Arbeitszeit der Arbeitnehmer2§ 16 Abs. 2 S. 2 ArbZG-
Ärztliche Bescheinigungen-§ 4 Abs. 3, 1 Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedW) i.V.m. Anhang der ArbMedVV (Arbeitsmedizinische Plicht- und Angebotsuntersuchungen sowie weitere Maßnahmen der arbeitsmedizinischen Vorsorge)Bis zum Ausscheiden des Mitarbeiters
Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses sind die in der Vororgekartei geführten Angaben zu löschen. Der Arbeitgeber hat der betroffenen Person eine Kopie der sie betreffenden Angaben auszuhändigen.
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung10--
Belastungsanzeigen (intern und extern)10--
Ergebnisse
- der Ermittlungen und Messungen der Maximalen Arbeitsplatzkonzentration
- der technischen Richtkonzentration
- des Biologischen Arbeitsplatztoleranzwets
- der Auslöseschwelle
- der Gesamtwirkungen verschiedener gefährlicher Stoffe in der Luft am Arbeitsplatz
30Vor der Novellierung der GefStoffV sah § 18 GefStoffV eine 30-jährige Aufbewahrungsfrist vor, die 2005 abgeschafft wurde Empfehlung aus Beweissicherungsgründen
Gehaltslisten10--
Lohnberechnungsunterlagen, die für die Besteuerung Bedeutung haben10§ 147 Abs. 1, 3AO-
Lohnkosten6§ 41 Abs. 1 S. 9 EStGBis zum Ende des 6. Jahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt
Lohnlisten10--
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.)10--
Lohnuntertagen nach SGB IV, d.h. alle Unterlagen, die Aufschluss geben über die
- Entgeltabrechnungsdaten des Arbeitgebers
- die individuellen Entgeltabrechnungsdaten der Arbeitnehmer
- das Arbeitsentgelt bei flexiblen Arbeitszeitregelungen
- die Zusammensetzung der monatlichen Arbeitsentgelte,
- die ordnungsgemäße Erstattung der Meldungen durch Datenübertragung und
- Krankenkassenzugehörigkeit
D.h. insbesondere:
- Firmenstammdaten
- Personalstammdaten
- Bruto-Nettoabrechnungen einschließlich der Nebenbelege (z.B. Provisions- und Prämienabrechnungen, Stempelkarlen,Stundenzettel, Fehlzeitenbelege, Zeiterfassungsprotokolle)
- Inhalte der dem Arbeitnehmer ausgehändigten Bescheinigungen über die im Wege der Datenübertragung erstatteten Meldungen
-§28f SGB IVAufbewahrung getrennt nach Kalenderjahren, bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung der Rentenversicherungsträger bei Arbeitgeben (§ 28p SGB IV) folgenden Kalenderjahres (d.h. durch die Arbeitgeberprüfung abgeschlossene Unterlagen sind bis zum Ende des auf die Prüfung folgenden Jahres aufzubewahren
Pensionskassenunterlagen10--
Personalunterlagen (Unterlagen über)6--
Quittungsbelege über Zahlungen von Arbeitslohn10§257 Abs. 1,4 HGB-
Relevante Unterlagen hinsichtlich eines Verstoßes gegen das Benachteiligungsverbot im Sinne des § 15 AGG2/12§ 15 Abs. 4 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG)-
Überstundenlisten10--
Verzeichnis über Beschäftigte, die gezielte Tätigkeiten mit biologischen Arbeitsstoffen der Risikogruppe 3 oder 4 im Sinne der BioStoffV durchführen mit folgenden Angaben:
- Art der Tätigkeit
- Verwendeter biologischer Arbeitsstoff (Spezies)
- Unfälle
- Betriebsstörungen
-§ 13 Abs. 3,4 BioStoffVBis zum Ausscheiden des Mitarbeiters (Danach ist dem Beschäftigten der ihn betreffende Auszug aus dem Verzeichnis auszuhändigen. Eine Kopie des dem Beschäftigten ausgehändigten Auszugs ist wie Personalunterlagen aufzubewahren.
Verzeichnis über Beschäftigte, die Tätigkeiten mit krebserzeugenden, erbgutverändernden oder fruchtbarkeitsgefährdenden Gefahrstoffen der Kategorie 1 oder 2 ausüben und bei denen die Gefährdungsbeuteilung nach § 6 eine Gefährdung der Gesundheit oder der Sicherheit ergibt; in dem Verzeichnis sind auch die Höhe und Dauer der Exposition anzugeben.40§ 14 Abs. 3 Nr. 3,4 GefStoffVNach Ende der Exposition; bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses hat der Arbeitgeber dem Beschäftigten einen Auszug über die ihn betreffenden Angaben des Verzeichnisses auszuhändigen und einen Nachweis hierüber wie Personalunterlagen aufzubewahren.
Vorsorgekartei über Pflichtuntersuchungen im Sinne der arbeitsmedizinischen Vorsorge mit Angaben über
- Anlass
- Tag
- Ergebnis
jeder Untersuchung nach Maßgabe des Anhangs
-§ 4 Abs. 3, 1 Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedW) i.V.m. Anhang der ArbMedVV (Arbeitsmedizinische Plicht- und Angebotsuntersuchungen sowie weitere Maßnahmen der arbeitsmedizinischen Vorsorge)Bis zum Ausscheiden des Mitarbeiters
Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses sind die in der Vorsorgekartei geführten Angaben zu löschen. Der Arbeitgeber hat der betroffenen Person eine Kopie der sie betreffenden Angaben auszuhändigen.

Übersicht Aufbewahrungsfristen


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